Asian-, asiakirjan- ja arkistonhallinnan ratkaisujemme ytimenä ovat Kansallisarkiston suosituksen SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä mukaiset järjestelmät. Näiden ympärille olemme tuottaneet erilaisia tehtäväpohjaisia käyttöliittymiä helpottamaan tiedon tuottamista, hallintaa ja hyödyntämistä. Tavoitteenamme on tarjota käyttäjille helppokäyttöisiä työkaluja, jotka tukevat juuri oman työn tekemistä. Roolipohjainen ratkaisumme sisältää myös käyttöliittymät niille käyttäjäryhmille, jotka työssään tarvitsevat laajojen kokonaisuuksien hallintaan työkaluja. Tutustu tarjontaamme alta lisää!

Asian- ja asiakirjanhallinta

Tweb asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän avulla voidaan hallita paitsi viranomaisen diaaria ja asiakirjoja, myös sopimuksia ja muita erityisasiakirjoja. Järjestelmä sisältää runsaasti erilaisia käyttöä tukevia ominaisuuksia kuten toimeksiantojen lähettämisen ja vastaanottamisen, hälytystoiminnot ja sijaistusmahdollisuuden. Tweb on Kansallisarkiston suosituksen SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä mukainen operatiivinen järjestelmä.

  • Asian- ja asiakirjanhallinta sekä dokumenttien hallinta koko elinkaaren ajan
  • Täyttää julkishallinnon vaativat erityistarpeet
  • Avoimet rajapinnat

Tiedonohjaus

WebArkki tiedonohjausjärjestelmän avulla ylläpidetään Tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). Sen avulla voidaan ohjata asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmää sekä toisia, kolmansien osapuolten järjestelmiä. WebArkin avulla organisaation tiedonhallinta nopeutuu ja helpottuu. WebArkki on Kansallisarkiston suosituksen SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä mukainen tiedonohjausjärjestelmä.

  • Tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja ylläpito
  • Ohjaa tiedon syntymistä, säilyttämistä ja hävittämistä
  • Avoimet rajapinnat

Sähköinen arkistointi

Triplan Arkisto mahdollistaa sähköisen keskitetyn säilytysjärjestelmän muodostamisen organisaatioon. Säilytysjärjestelmään on saatavilla avoimet rajapinnat, joiden kautta operatiiviiset järjestelmät voivat arkistoida aineistonsa. Rajapinta mahdollistaa myös lukuoperaatiot. Triplan Arkisto on Kansallisarkiston suosituksen SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä mukainen sähköinen säilytysjärjestelmä.

  • Sähköinen arkistointi ja sen hallinta koko elinkaaren ajan
  • Täyttää pitkäaikaissäilyttämisen sekä keskitettyyn pysyvän säilytyksen järjestelmään siirron vaatimukset
  • Avoimet rajapinnat

Muut ratkaisumme

Rakenteisen tiedon tuottaminen

  • Rakenteisten asiakirjojen  tuottamiseen tarjoaa ratkaisun Valmu-sovellus. Asiakaskohtaisesti muokattavat lomakepohjat tukevat asiakasorganisaation prosesseja. Pohjiin voidaan liittää logiikkaa, jolloin käyttäjän tekemät valinnat ohjaavat järjestelmän toimintaa ilman asiakaskohtaista räätälöintitarvetta.

Kokousten sähköistäminen

  • Kokouskäytäntö voidaan sähköistää esityslistan laadinnasta aina kokousmenettelyyn ja julkaisuun asti. Valmu-sovelluksen avulla päätöksenteon asiakirjatuotanto on käyttäjäystävällistä ja päätelaiteriippumatonta. Triplan Portaalin sovelmakokonaisuudet tarjoavat sekä luottamushenkilöille että kokoussihteeristölle työkalut sujuvaan kokouksen läpivientiin. Sovelmat tarjoavat mm. äänestykset, muistiinpanot ja keskustelualueet sekä puheenvuorojen hallinnan.

Sähköiset allekirjoitusratkaisut

  • Sähköinen allekirjoittaminen on tuettuna kaikissa päätöksenteon ja asiakirjahallinnan prosesseissa. Sähköisen allekirjoituksen ratkaisuvaihtoehtoja löytyy kevyemmistä toteutuksista vahvan tunnistautumisen sisältäviin ratkaisuihin. Lisänä tarjoamme integraatiota muihin allekirjoituspalveluihin, kuten Visma Signiin ja Assently E-Signiin.

Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisterit

  • WebLumu luottamushenkilörekisteri sisältää toiminnallisuudet luottamushenkilöiden, toimielinten, johtavien viranhaltijoiden ja sidonnaisuustietojen kattavaan hallintaan. Silmu-luottamushenkilöilmoituksen avulla voidaan sähköistää myös luottamushenkilötietojen keruuprosessi. Julkaisu-sovelluksen avulla tiedot voidaan julkaista internetiin selattaviksi.

Sopimustenhallinta

  • Sopimustenhallinta-lisäosa perustuu Tweb-ytimen toiminnallisuuksiin ja tarjoaa siten mahdollisuuden sekä sopimusasioiden että sopimusasiakirjojen hallintaan. Sopimuksilla voidaan hyödyntää erilaisia metatietokokonaisuuksia joko eri tyyppisten sopimusten mukaan tai yhteisinä. Sopimustenhallinta sisältää kattavat raportit ja sopimusten seurannan (hälytykset).

Sähköinen asiointi ja lomakepalvelut

  • Sähköinen asiointi tarjoaa mahdollisuuden organisaation sisäiseen tai internetin kautta tapahtuvaan asiointiin. Asiointi voidaan toteuttaa e-lomakkeiden avulla, jolloin toivotun pakollisen tai määrämuotoisen sisällön täyttäminen voidaan tehdä ohjatusti.

Raportointi ja johdon työkalut

  •  Selainkäyttöinen raportointityökalu Okra tarjoaa monipuoliset raportointimahdollisuudet Tweb asian- ja asiakirjahallinnan tai Triplan Arkiston materiaaleihin. Tarjolla on valmiita raporttipohjia aina tilasto- ja järjestelmäraporteista erilaisiin asiakirja- ja päätösluetteloihin. Lisäksi käyttäjä voi itse muodostaa raporttipohjia haluamillaan sisällöillä. Johdon tarpeita varten löytyy Triplan Portaalista erilaisia sovelmia käsittelyaikojen ja muiden tilastotietojen seurantaan..

Integraatioratkaisut

  • Tuotteistetun, avoimen ja dokumentoidun palvelurajapinnan tavoitteena on mahdollistaa ulkopuolisen sovelluksen integroituminen Triplanin ratkaisuun. Rajapinnan arkkitehtuuriksi voi asiakas/toteuttaja valita SOAP- tai REST-rajapinnan. Rajapinnan avulla on tuotettu jo useita kymmeniä kolmansien osapuolten tarjoamia sovellusintegraatioita Triplanin järjestelmiin.